Etický kodex
1. Úvod
V návaznosti na politiku integrovaného systému řízení společnosti UNIS COMPUTERS, a.s. (dále jen společnost) a z ní vyplývajících závazků společnosti zejména ve vztahu k zavedenému systému protikorupčního managementu a etickému jednání, vydává vedení společnosti následující etický kodex zaměstnance.
2. Rozsah platnosti
Tento etický kodex je závazný pro všechny zaměstnance společnosti bez ohledu na jejich pracovní zařazení a pozici.
3. Zodpovědnost vůči zákazníkovi
Zaměstnanec je povinen:
Upřednostňovat zájmy zákazníka před zájmy vlastními či zájmy třetích stran a poskytovat kompetentní, nezávislé a nestranné služby
Informovat zákazníka o všem, co by mohlo ovlivnit poskytování služeb
Neposkytovat služby, rady nebo spolupráci vedoucí k porušování či obcházení daňových či jiných povinností zákazníka, které vyplývají z platných zákonů
Plnit a přebírat požadavky, na které má zaměstnanec kvalifikaci, a o kterých je přesvědčen, že přinesou zákazníkovi reálný prospěch
Podrobně prodiskutovat přijatý požadavek s klientem a získat dostatek faktů k pochopení problému
Účtovat přiměřené honoráře, úměrné povaze služeb a zodpovědnosti
4. Profesionalita
Zaměstnanec je povinen:
Jednat čestně a budovat a chránit dobré jméno a profesní pověst společnosti
Orgánům veřejné moci, dodavatelům, partnerům a zákazníkům vždy poskytovat potřebné a přesné informace
Chovat se přátelsky a otevřeně, prosazovat týmové jednání
Dodržovat pravidla společenského chování a standardy kvality spolupráce se svými kolegy
Nezneužívat svého pracovního zařazení v jednání vůči jiným kolegům
Vyhýbat se takovým činnostem i jednání, které by mohly snížit důvěru společnosti v očích veřejnosti
Vyvarovat se klamavému jednání, střetu zájmů a zkreslování
Hovořit o svých názorech s ostatními kolegy otevřeně a zajímat se o jejich názor
Dále se profesně vzdělávat ve svém oboru
Vědomě nepoužívat patentované údaje, postupy, materiály nebo techniky vyvinuté jinými společnostmi, kteří je neuvolnili k veřejnému používání
5. Pracovní prostředí
Zaměstnanec je povinen:
Dbát na to, aby svým chováním na pracovišti neobtěžoval ostatní kolegy nebo neohrožoval jejich zdraví a bezpečnost
Udržovat na svém pracovním místě i v jeho okolí pořádek
Dodržovat pravidla daná integrovaným systémem řízení
6. Legislativní požadavky
Zaměstnanec je povinen:
Striktně dodržovat zákony a předpisy České republiky a dalších zemí, kde společnost poskytuje své služby
7. Prevence korupce a souvisejících jevů
Ve společnosti platí nulová tolerance vůči úplatkářství a korupci.
Společnost netoleruje žádnou formu úplatkářství nebo korupce ze strany zaměstnanců, dodavatelů, zákazníků nebo jiných subjektů, s nimiž spolupracuje.
Zaměstnanec je povinen:
Odmítnout jakýkoliv zásah, nátlak, vliv, přání nebo žádost, jejichž důsledkem by mohlo být ohrožení nestrannosti při rozhodování o záležitostech klienta či obchodního partnera
Respektovat skutečnost, že přijímání, požadování, nabízení a poskytování úplatků či jiných výhod a/nebo jejich zprostředkování pro někoho jiného je nepřípustné v jakékoliv formě, a že kromě trestně právních důsledků pro viníka hrubě poškozuje dobré jméno společnosti, která tyto praktiky v jakékoliv podobě ze zásady odmítá
7.1 Zákonnost a dodržování etických zásad
Společnost se zavazuje k plnému dodržování platného právního rámce a etických zásad a principů.
7.2 Transparentnost a zodpovědnost
Společnost se zavazuje k transparentnosti a zodpovědnosti v oblasti svého hospodaření a obchodních aktivit, včetně přístupu k informacím o vlastnictví a finančních toků.
7.3 Prevence a odhalování korupce
Společnost vynaloží veškeré úsilí k prevenci a odhalování jakékoli formy korupce v rámci svých činností a spolupráce se subjekty.
7.4 Školení zaměstnanců
Společnost provádí vstupní školení zaměstnanců a následné roční opakovací školení tak, aby všichni zaměstnanci byli obeznámeni s platnými právními předpisy, etickými zásadami a kodexem, a aby byli školeni v oblasti prevence korupce a úplatkářství.
7.5 Postih porušení
Společnost se zavazuje k postihu porušení kodexu a dodržování platného právního rámce včetně podání trestních oznámení, pokud to bude nastalá situace vyžadovat.
7.6 Spolupráce s orgány činnými v trestním řízení
Společnost se zavazuje k plné spolupráci s orgány činnými v trestním řízení v případě, že dojde k podezření z korupce nebo jiného protiprávního jednání.
7.7 Zavedení whistleblowingového systému
Společnost má zaveden whistleblowingový systém, který zaměstnancům, dodavatelům a dalším subjektům umožňuje, aby nahlásili jakékoli podezření z korupce a úplatkářství anonymně a bez obav.
8. Praní špinavých peněz a financování terorismu
Praní špinavých peněz a financování terorismu jsou trestné činy.
Společnost má vybudovaný systém preventivních opatření (nastavení procesů a dokumentované postupy, školení zaměstnanců, interní audity), které vedou k okamžitému oznámení v případě pochybností nebo podezřelého jednání přímo na vedení společnosti.
Společnost deklaruje, že:
Dodržuje všechny platné místní a mezinárodní zákony a předpisy týkající se boje proti praní špinavých peněz a financování terorismu
Neposkytuje služby pro osoby nebo organizace, o kterých ví, nebo mají důvodné podezření, že jsou zapojeny do praní špinavých peněz nebo financování terorismu
Udržuje přesnou evidenci svých obchodních transakcí a provádí pravidelnou kontrolu, aby zajistila, že jsou v souladu s místními a mezinárodními předpisy a předcházela tak praní špinavých peněz
Stanovuje interní postupy pro identifikaci a hodnocení rizik spojených s praním špinavých peněz a financováním terorismu a implementuje odpovídající opatření k minimalizaci těchto rizik
Poskytuje pravidelné školení svým zaměstnancům, aby zvýšila povědomí o rizicích a znalosti o tom, jak těmto rizikům předcházet
Spolupracuje s místními a mezinárodními úřady při vyšetřování podezření na praní špinavých peněz nebo financování terorismu a dodržuje všechny příslušné zákony a předpisy
Pravidelně audituje své postupy a politiky pro boj proti praní špinavých peněz a financování terorismu nezávislým interním auditem, aby zajistila jejich účinnost a aktualizaci v souladu s nejnovějším vývojem
Aktivně pracuje na budování důvěryhodné pověsti v oblasti boje proti praní špinavých peněz a financování terorismu a podporuje spolupráci s dalšími organizacemi a orgány, aby zajistila účinný boj proti těmto nezákonným aktivitám
9. Dary
Poskytnutí či přijímání zdvořilostních darů (např. láhev vína, květiny apod.) či drobné pohoštění zákazníkům, dodavatelům nebo jiným subjektům je možné pouze za předpokladu, že neovlivní jakékoli rozhodování či obchodní jednání a nemohly by tak být považovány za úplatek, či nabádání k nekalým praktikám a je v souladu se stanovými limity a pravidly dle interních směrnic.
10. Střety zájmů
Zaměstnanec předchází situacím, které by mohly ohrozit důvěru v jeho nestrannost, nezávislost a spravedlivost, a ve kterých by byl vystaven možnému střetu svých osobních zájmů s veřejným zájmem na řádném výkonu práce, přičemž za osobní zájem se považuje každá případná výhoda pro zaměstnance, osoby jemu blízké a fyzické a právnické osoby, se kterými má osobní, obchodní, pracovní nebo politické vztahy.
Zaměstnanec nesmí ohrozit veřejný zájem nebo dobré jméno společnosti tím, že se bude odvolávat na své postavení nebo na svou funkci ve věcech, které nesouvisejí s výkonem práce, nebo že bude zneužívat své postavení a informace, o nichž se dozvěděl při výkonu práce.
Zaměstnanec se nezúčastní žádné činnosti, která se neslučuje s řádným výkonem jeho pracovních povinností nebo tento výkon omezuje. Dále se vyhýbá činnostem a jednáním, které by mohly snížit důvěru společnosti.
V případě, že se zaměstnanec při plnění úkolů ocitne v situaci, kdy je vystaven, nebo by mohl být vystaven možnému střetu zájmů, ohlásí tuto skutečnost bez zbytečného odkladu vedoucímu zaměstnanci.
11. Kybernetická bezpečnost
11.1 Ochrana informací a osobních údajů
Společnost deklaruje povinnost chránit veškeré informace a osobní údaje zákazníků, obchodních partnerů a dalších zainteresovaných stran v souladu s definovanými pravidly. Deklaruje soulad s Nařízením GDPR a Zákonem č. 110/2019 Sb., a dalšími navazujícími zákony a vyhláškami.
Pro tuto oblast má vypracovanou řídicí dokumentaci, zaměstnanci striktně dodržují stanovená pravidla a každoročně procházejí školením.
Dodržování pravidel ochrany informací a osobních údajů je kontrolováno nezávislými interními auditory s prokazatelnou znalostí a zkušenostmi v oblasti ochrany informací a osobních údajů.
11.2 Spolupráce s autoritami a předcházení trestné činnosti
Společnost spolupracuje s příslušnými autoritami v případě bezpečnostních incidentů, má vybudované komunikační vazby na Úřad pro ochranu osobních údajů, Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost a další.
12. Hodnocení a aktualizace kodexu
Tento kodex a pravidla v něm uvedená podléhají pravidelnému nezávislému internímu auditu. V případě zjištění nesouladu je neprodleně informováno vedení společnosti.
